La nueva era de la administración gerencial o “Computer-based Management”
La nueva era de la administración gerencial o “Computer-based Management”
Autor: Willi Noack
Publicado: El Mundo, 27.09.1987
Introducción
Hace 20 años, fue introducido en las universidades de la República Federal de Alemania una nueva carrera: la informática. Esta nueva disciplina tiene un profundo impacto de cambio sobre casi todas las ciencias, entre ellas podemos citar la ingeniería, medicina, derecho y, sobre todo, en las ciencias económicas.
No es una exageración cuando en los EE.UU. corre el slogan que dice “que quién no aprenda el uso de la computadora durante sus estudios, será un analfabeto de los años 90″. La importancia de esta nueva disciplina hace que en sólo 20 años se haya proliferado mundialmente. Actualmente el 60% de las facultades de economía en la República Federal de Alemania ofrecen la carrera de “Informática en Economía”. El propósito de ésta es estudiar / enseñar las bases del procesamiento de datos y la aplicación de la computadora en la Administración de Empresas (Management), mediante la aplicación de sistemas administrativos apoyados por la procesadora de datos, sobre todo en el área del marketing, finanzas y otros. Se trata siempre de combinar:
a. Conocimientos sólidos del área.
b. Potencialidades de las máquinas.
c. Aplicación de programas, y
d. Las ideas propias del administrador, hasta llegar a un concepto específico de la empresa.
Ya estamos en la víspera de las computadoras de la quinta generación. La existencia pronta de una máquina que sabe pensar por su “inteligencia” no es una utopía, tampoco es exagerado decir que el dominio de la micro-electrónica decidirá el futuro de una nación industrializada.
¿Qué es “computer-based management”?
1. Analizando el proceso de la administración, lo podemos definir de la siguiente manera:
- Definición de metas, las que estipulan los estandares a lograr.
- Planificación en forma alternativa de acciones posibles para lograr las metas.
- Elección entre las alternativas y toma de decisiones a favor de la mejor.
- Ejecución del plan aprobado mediante la organización e integración y dirección de los recursos humanos.
- Mediante el control durante el desenvolvimiento y luego de haber obtenido resultados, estos se comparan con los estandares (metas) para detectar diferencias, las que tienen que ser analizadas y, según la conclusión a la que se arribe, llegar a intervenir en el desenvolvimiento de la empresa o, tal vez, en el cambio de metas. No debe existir control sin retroalimentación (feed-back),
Aunque parece muy teórico este análisis, refleja cómo se debe desarrollar la actividad administrativa. (Ver “el ser líder”, en Mundo Empresario no. 10, pág. 3, con ideas similares). Tal vez refleja más la realidad decir: cómo debería desarrollarse esta actividad, porque en vez de planificar las actividades y ejecutarlas en forma organizada, es muy común actuar de manera improvisada, es decir, reaccionar a una situación de crisis que se presenta de improviso sin disponer de la posibilidad de analizar alternativas y decidirse por la mejor. Por lo tanto, en nuestro criterio, la improvisación no es un concepto de manejo profesional, sino tan sólo una manera aceptable en casos excepcionales para solucionar un problema imprevisto ad-hoc, aceptando concientemente soluciones probablemente sub-optimales.
2. Para lograr la efectividad de la operación total del negocio, se precisa de una organización que favorezca maximizar la producción de bienes o servicios y minimizar los costos en los que incurre esta producción, son variaciones en el sentido de generar o no ganancias. Conceptos adecuados son por ej. la organización divisional, complementada con ideas del manejo por excepciones y elementos de la administración por objetivos (APO). La organización asigna responsabilidades a individuos, delega autoridad y poder, estimula el rendimiento mediante una buena motivación. Condicio sine qua non es la estipulación de metas bien definidas operacionalmente y el control, cómo un encargado de una división, llámese departamento o sección, cumple con su tarea y logra éxito. Si es el caso de un desempeño exitoso, la alta gerencia no sólo no tiene que intervenir, sino más bien motivar y respaldar los logros; de darse la situación contraria, hay que investigar las causas del no cumplimiento y tomar las medidas necesarias para resolver la situación.
3. Un administrador para el buen desenvolvimiento de su cargo precisa de habilidades y potencialidades, además de conocimientos y experiencias.
Es tendencia general que los conocimientos y experiencias económico-comerciales ganan actualmente importancia, porque el proceso de la administración se convierte en una técnica y pierde su carácter empírico intuitivo, se deben tomar decisiones en base a informaciones y no por haber consultado la “bola de cristal”. Cuando, desde un punto de vista histórico, en el pasado el “don”, “olfato”, “intuición” eran fundamentales para lograr éxito y, supuestamente no eran muchos los que disponían de estas habilidades, hoy la creciente disponibilidad de información sobre determinantes externas e internas, hace que un administrador aproveche de las mismas y logre mejores resultados que su competidor, que no confía en nada más que en su olfato.
Se trata de un “cambio dramático en la administración”, es la profesionalización. Se afirma que “parar es retroceder”, el que no sabe adaptarse a este cambio irreversible, está en peligro de perder. Es una actitud riesgosa basarse en el elemento intuitivo, en esta habilidad de ver las cosas de una manera que se justifica posteriormente, aunque en el momento dado no existe ninguna justificación lógica, porque:
- Nada puede sustituir la lógica económica.
- Existe el peligro de sobrestimar el “don”, especialmente cuando las ganancias anteriores eran “windfall-profits”, o sea, ganancias fáciles, coyunturales y poco consecuentes con la excelencia administrativa.
En resumen, existen muchos riesgos y peligros para fracasar. La administración que sabe aprovechar de la información reduce estos riesgos, no queda otra opción.
4. Un sistema de Procesamiento Electrónico de Datos (PED) económico-administrativos, por ej. predicción de las ventas, registro de pedidos, programación y control de la producción, cálculo de costos, control de inventarios y su actualización, facturación, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, análisis financiero, como la lista parcial de las principales áreas de aplicación en una empresa industrial, consiste en un caso ideal de cuatro subsistemas:
a. Sistemas administrativos (o sistemas operativos) para el procesamientos de grandes masas de datos, para bajar costos y ahorrar tiempo, reduciendo o eliminando el trabajo rutinario.
b. Sistemas dispositivos para prepara la toma de decisión por parte de los individuos de una empresa, o tener la decisión en base al PED con previa autorización del hombre hasta la disposición de permitir al PED actuar automáticamente: ej.: reordenanar cuando el stock ha llegado a su mínimo.
c. Sistemas de información para ofrecer en forma de SIG información según las necesidades del usuario y su nivel en la forma adecuada y en momentos oportunos.
d. Sistemas de planificación para hacer uso de la información almacenada en un banco de datos para la planificación, tarea parecida a la de los sistemas dispositivos.
Las diferencias entre sistemas dispositivos y los de planificación son las siguientes:
- Sistemas dispositivos corresponden más al nivel mando medio, mientras que sistemas de planificación son para la alta gerencia.
- El alcance para el sistema dispositivo es corto y para el sistema de planificación es largo.
- En la planificación interviene el hombre, en la disposición su acción queda muy reducida.
- Período e intervalos fijos de decisión (sistema dispositivo) o largo y esporádico (sistema de planificación).
Cuando los cuatro subsistemas están interrelacionados, se llama “sistema integrado de procesamiento electrónico de datos” (IPED) cuyas características son:
a. Existe una compleja y bien analizada concertación entre las diferentes tareas del IPED.
b. La conexión entre sub-sistemas está a cargo del IPED, evitando o reduciendo la intervención humana.
c. Para lograr los puntos anteriormente señalados, los datos originales tienen que ser recoleccionados lo más antes posible y de una manera fácil para su entrada en la máquina y su almacenamiento durante los procesamientos.
d. Facilidad de acceso a la información almacenada en el sistema.
Los objetivos del sistema IPED son los siguientes:
a. Hacer transparente las actividades de un ente en su totalidad, superando la división por departamentos. Mejorar la efectividad que tiene como componentes principales:
Satisfacción de los requerimientos del usuario.
Confiabilidad en la información.
Eficiencia.
Efectividad de los costos.
Se debe satisfacer el total de las actividades, no sólo mediante una reducción de costos. En pequeñas empresas, el empresario mentalmente tiene un cuadro completo e integral de su empresa, y es en base a él que toma sus decisiones.
b. Minimizar el esfuerzo de la entrada manual de datos, quiere decir, ingresar un dato una sola vez para ser procesado después en forma automática.
c. Escribir los datos una sola vez, reduce el riesgo de errores.
d. Solamente el hecho de que todos los datos almacenados estén disponibles, permite la aplicación de conceptos administrativos muy ventajosos y conceptos sofisticados del costeo.
e. El sistema IPED inhíbe que se olvide una acción, como consecuencia de otra actividad anterior, así se instala un eficiente sistema de comunicaciones dentro de la empresa, con una tendencia clara hacia el “método en línea” (on line).
f. Los errores se detectan inmediatamente con mucha probabilidad, por su cracter multiusuario.
g. El IPED permite en su aplicación ideal diseñar modelos de optimización para toda la empresa.
El sistema integrado, adecuadamente diseñado e instalado, representa la coronación del PED. En muchos casos, sin embargo, sistemas no-integrados de PED nos brindan un excelente servicio, sobre todo cuando abarcan áreas de la empresa donde la información es ineludible, ej. definir estrategias de marketing, o en el sector financiero. Las desventajas por falta de integración pueden ser reducidas, si los resultados de varios sub-sistemas en forma resumida entran en nuevos sistemas, ej. el resumen diario del sistema “control de inventario” entra con un asiento a la contabilidad.
El tema de hasta qué punto deben ser adecuadamente aceptados estos sistemas integrados en aplicaciones empresariales es muy actual, pero sobrepasa el marco de esta exposición.
Problemas, conclusiones y recomendaciones
Lamentablemente, no basta adquirir una computadora para disponer de un sistema de IPED no de PED. Herber H. Isaads, director de la reconocida Consultora Arthur Young, dice al respecto: “Hay cuatro componentes: las personas, el equipo, los programas y los procedimientos que especifican cómo se captura la información, cómo se la registra dentro del sistema, se procesa y cómo se recupera para respaldar las operaciones en proceso”. Para muchas personas es una experiencia amarga disponer de una máquina pero no saber utilizarla o beneficiarse de ella. La cita indica las áreas de probables problemas. ¿Y cuáles son estos problemas?
a. Primero, hay condiciones mínimas en la existencia de una organización, pues en computación se dice: basura entra – basura sale, lo que en forma reducidísima pide que los datos entrados tienen que ser confiables, actuales, completos, definidos, sino los resultados no sirven para nada.
b. Por lo tanto, resulta como primer paso que la estructura y los procesos de una empresa deben ser analizados por un experto que dispone por un lado de toda una amplia experiencia en administración, pero por otro lado también de suficientes conocimientos sobre el “hardware” y “software” que existe actualmente en el mercado y que tiene la mejor relación entre precio y potencialidad, ej. definición de volúmenes de transacciones que deben esperarse con el tiempo, o ayuda en la asignación / instrucción de individuos claves que se encargan del sistema.
Este analista dé la respuesta correcta a dos preguntas:
¿Qué necesita la empresa? (Se trata de análisis de los requerimientos empresariales.)
¿Cómo se satisface esta necesidad? (Diseño conceptual, selección del equipo y de los programas, diseños detallados, implementación del sistema y evaluación luego de la instalación (feed-back).
Conociendo estas nuevas máquinas y, consecuentemente, sus programas, la respuesta al “cómo” está sujeta a constantes cambios, mientras la experiencia como consultor administrativo representa una plataforma sólida y reconfirmada para este asesoramiento.
Por errores en el análisis de las necesidades, en muchos casos no se adquiere el hardware y/o software indicado, por ej. no se adquiere una máquina amable con el usuario, pues el hombre que trabaja con la máquina no siempre es un conquistador para luchar con la técnica.
c. Las nuevas tendencias en las ciencias como la informática con su impacto sobre las otras, en el caso encuestión: sobre la economía, vienen tradicionalmente de los países industrializados, por lo tanto, no en idioma español. Hasta que nos llegan las “novedades”, pasa demasiado tiempo. Durante esta transferencia de tecnología muchos programas están en inglés y, por lo tanto, requieren adaptación / interpretación al idioma nativo.
d. Surge la pregunta, ¿será que Bolivia precisa de esta transferencia de tecnología? Estamos convencidos que sí, para poder competir en los mercados internacionales. Porque sin administración contemporánea basada en la información, no hay alta productividad y fuerte competitividad. Además, se debería pensar en un banco de datos para las empresas que quieren exportar, para mejorar la competitividad de ellas que no pueden disponer de la instalación de su propio banco de datos, sobre mercados, transportes, etc., con un costo razonable. Pero, tener acceso a un banco d datos común, sería una solución, pues les proporcionaría la información necesaria sobre la nueva actividad empresarial. Produciendo a costos bajos y así aumentar la competitividad y también combatir al contrabando. Es fácil predecir:
· Que la competencia en nuestro mercado interno se aumentará.
· Que los mercados se caracterizan por la saturación.
· Que los consumidores serán cada vez más exigentes
· La lucha por la sobrevivencia será más fuerte, y el que no se adapta a los cambios pierde.
e. Las nuevas técnicas de la administración mediante la informática representan un reto al empresario: es el momento de revisar el estilo de mando, cambiar la verticalidad de la estructura de la empresa e implementar conceptos horizontales, como la organización divisional, combinada con conceptos del manejo por excepción (management by exception) o administración por objetivos (APO) (vea punto 2).
La computadora es la herramienta para comunicar metas / objetivos y controlarlos como estandares con los datos obtenidos para hacer factible la interpretación de las diferencias, sacar conclusiones inteligentes y llegar a acciones gerenciales, para mejorar la marcha de la empresa. Isaac enfatiza: “El diseño y desarrollo de un nuevo sistema debe ser tratado por la administración de la compañía con el mismo respeto y preocupación que dedicaría a un proyecto de importante inversión de capital que pudiera afectar la capacidad productiva de la planta” (El presupuesto de departamento de PED es con frecuencia 1,5% a 2% de los ingresos brutos, Información de EE.UU. del año 1980).
f. Implementar un sistema de PED forzosamente es un paso hacia una organización más eficiente, el sistema se impone y exige una estructura organizacional como precondición. En muchos casos es más recomendable adoptar esta estructura tal vez deficiente al programa que viceversa. Además, si un programa no satisface en un 100% las necesidades de la gerencia, sino en un 90%, pero abarca los eventos más importantes, estamos contentos. El costo adicional para cubrir o incluir el 10% restante de eventos que faltan, no se justifica por un aumento en el rendimiento como consecuencia de la cobertura adicional. La implementación del sistema resulta más fácil si no existen muchos sistemas primordialmente manuales o mecanizados.
g. ¿Por qué pretendemos que existe un reto al empresario? Porque este estilo de administración que planteamos es muy diferente al tradicional. Es el empresario que tiene que revisar su manera de gerentar su empresa. ¿Será él capaz de asignar responsabilidades y poder, o solamente delegar tareas sin dar la menor posibilidad al encargado de solucionar el problema y cumplir con su tarea, por falta de suficiente poder?
h. Finalmente, formulamos una pregunta teórica: ¿Será que los nuevos conceptos y que la misma computadora prolifere un ataque a nuestra identidad cultural, obligándonos a implementar conceptos de otros países?
No cabe duda que, participando en la competencia mundial, voluntario o involuntariamente, estamos obligados a confrontar conceptos ajenos, que aumentan racionalidad y favorecen al que sabe aprovechar los mismos.
En el caso de la informática computarizada no nos queda opción, el mundo ha inventado una nueva rueda, no podemos darnos el lujo de no utilizarla.
fecha: 2001-07-28 23:42:23
autor: Willi Noack
