Alegato a favor del “software de aplicación estándar”
Alegato a favor del “software de aplicación estándar”
Autor: Willi Noack
Publicado: Noviembre de 1988, Colegio de Postgrado, Universidad NUR
Nota: Es menester hacer hincapié en la fecha de la redacción de este artículo (1988), cuando la computación era todavía tierra nueva en Santa Cruz.
1. Aclaración terminológica:
Software de aplicación estándar (SAS) tiene muchos nombres que se utilizan como sinónimos: paquetes existentes, de lata, enlatado, software empaquetado.
Recomiendo que se utilice software de aplicación (pues no es software operativo) estándar (pues no está desarrollado para una sola aplicación específica).
Este SAS es un software determinado, de aplicabilidad general y de uso múltiple, se vende en un mercado competitivo, donde rige la ley de la oferta y de la demanda.
Software de aplicación individual (SAI) se conoce también como “a medida”, “a desarrollar”, en inglés: “custom software”, es aquel que se produce para la aplicación específica con características que satisfacen una aplicación muy particular.
El software de aplicación es el corazón de un Sistema de Información Computarizado.
2. Desventajas del SAS
Para que no quede ninguna duda: estamos convencidos de que el SAS sirve para casi todas las aplicaciones de nuestro medio.
Mencionamos sin pena desde un principio sus limitaciones:
- Puede existir una situación muy especial que exige un SAI, porque ningún SAS satisface en términos absolutos, por más que se haya buscado en el mercado nacional e internacional, ya que los requerimientos son totalmente diferentes.
- Muchos SAS conocidos han sido desarrollados en países extranjeros, por lo tanto vienen en inglés, lo que representa indudablemente una desventaja. Se debe buscar intensivamente SAS en español, y existen versiones de SAS en inglés que han sido traducidas al idioma español.
- El SAS, al ser desarrollado para países que no utilizan contabilidades en dos monedas, carece de esta opción, una desventaja relativa.
3. Ventajas del SAS
De aquí en adelante podemos citar solamente ventajas del SAS, las que principalmente son:
- Su bajo costo de adquisición para el usuario.
- El factor tiempo es muy corto, tiene disponibilidad inmediata.
- Transferencia deseable de know-how hacia el país en materia de contenido del SAS (conceptos del “modern management” están incorporados) y arte de programación.
- Aplicabilidad flexible para casos concretos.
Las ventas de software (SAS y SAI) en la República Federal de Alemania, en el período de 1983 hasta 1989 (estimación) tienen una tendencia importante de crecimiento anual, pero el crecimiento de SAS es de un 33%, siendo el doble en relación al de SAI, que llega al 16%. Se nota una tendencia muy marcada a favor del SAS (fuente: Hansen, Wirtschaftsinformatik, 5. Auflage, 1989).
¿Por qué es así?
- Los costos
El desarrollo de un software es sumamente costoso, sobre todo si interviene un equipo de expertos en su producción (escuché que el Lotus 1-2-3 ha costado 7 millones de dólares en su desarrollo). Normalmente, el consumidor se orienta en el dicho: “Lo que no cuesta, no vale”. En el caso del SAS, este dicho no vale: hay un SAS de Administración, un poderoso SAS, que apenas cuesta US$ 500,-. Los altos costos de desarrollo se reparten en un gran número de ventas (del software “Real World” existen más de 200.000 aplicaciones en más de 100 diferentes tipos de empresas, instituciones, organizaciones con actividades muy diferentes), por lo tanto, el precio unitario es sumamente bajo en relación al valor recibido.
Si un SAI cuesta muy caro mientras un SAS legalmente comprado cuesta la décima parte (o nada…), tiendo como usuario al SAS.
- Factor tiempo
Por experiencia se sabe (fuente: Tiemeyer, Das moderne Büro in kleinen und mittleren Betrieben, Köln, RFA, 1985), que el desarrollo de un SAI consume mucho tiempo y es muy común que la estimación del tiempo necesario sea equivocada y tiene que ser prolongada, provocando serios problemas a la empresa que necesita un sistema de información computarizado, y así el proyecto sufre de serios perjuicios.
Esta mala experiencia se agrava cuando el SAI a desarrollar es sofisticado, en términos de integración de varios módulos y en la búsqueda de ser altamente “user-friendly”.
En cambio, el SAS existente puede analizarse funcionando, escuchar el criterio de usuarios, ha sido tal vez evaluado por expertos en las revistas especializadas, existen ya manuales que pueden estudiares para analizar si satisfacen los requerimientos específicos de cada uno.
El factor tiempo es en el caso de un SAI un factor de riesgo muy peligroso, en el caso del SAS el riesgo es cero.
- Ventaja de la transferencia de know-how en un SAS
La ciencia de la informática, para nosotros, es un producto importado. Los avances tecnológicos se hacen en el exterior. Excelente software se produce por un equipo de expertos, en base a una vasta experiencia en la definición y solución de la tarea y en la eficiencia de la programación.
Un SAS tipo DAC-EASY o REAL WORLD ha sido aplicado cientos de miles de veces, está comprobado en la práctica y virtualmente limpio de “bugs” (errores).
Sin querer desprestigiar a nuestros profesionales, no creo que sea lógico o razonable, asumiendo que exista un equipo del mismo nivel, producir para un pequeño mercado lo que se consigue con el último “state of the art” en los mercados.
En nuestro caso hay que subrayar aun más la necesidad de la transferencia de know-how en management, pues los SAS se han desarrollado expresis verbis bajo el enfoque de proporcionar “Información Gerencial” y, de paso, se cumple con los requerimientos de la contabilidad financiera, que es la contabilidad tradicional, básicamente el libro mayor con balance y estado de resultados.
Un SAS proporciona, en primer lugar, datos para la toma de decisiones en los campos:
- Análisis de ventas (por ej. un ABC-análisis)
- Control de inventarios
- Administración de los clientes (cuentas por cobrar)
- Archivos sobre compras y proveedores
- Datos para administrar recursos humanos (y no solamente calcular sus haberes mensuales!)
- Facilita la gerencia financiera
El SAS ofrece datos históricos, hace pronósticos, calcula los índices más importantes, produce cualquier cantidad de informes, lo que el usuario realmente precisa para gerentar.
- Aplicabilidad de un SAS
Nuestras empresas, instituciones, organizaciones, en su mayoría, surgen de pequeñas empresas fundadas por empresarios empíricos y siguen en la mayoría de los casos siendo pequeñas o medianas.
La similitud entre la gran, recalco la gran mayoría de ellas es mucho mayor que las diferencias entre ellas.
Además, muchas empresas carecen de una estructura que satisface las exigencias establecidas en los conceptos de la administración moderna.
Por lo tanto: en la gran mayoría de los casos es, tal vez, la única solución adaptar las empresas mal estructuradas a un SAS, que forzosamente es el “guión” para una reestructuración eficiente.
Un grave problema se presenta en la falta de predisposición para adaptarse a los nuevos conceptos de manejo.
- Otras ventajas de SAS
Algunas de estas son implícitas y han sido mencionadas en otro contexto, pero vale recalcarlas:
- Las soluciones son maduras, pues han sido “pulidas” en muchas aplicaciones.
- Las soluciones son pragmáticas y respaldas por conceptos eficientes del management
- La programación es eficiente (máximo “state of the art”)
- La documentación de los programas (manuales) es completa y didácticamente excelente, con muchos ejemplos
- No se precisa la definición de la tarea para ser programada, el usuario común y corriente muchas veces desconoce los conceptos administrativos, por lo tanto no puede dar la tarea
- Se evita riesgo de incumplimiento con los contratistas
4. Flexibilidad del SAS
Existe una idea muy errónea con relación al SAS: se cree que es tan general (y la empresa en cuestión tan especial) que no existe congruencia, por lo tanto se inhibe la aplicación del SAS.
Estoy convencido de que unas 60 empresas cruceñas, que trabajan exitosamente con un pequeño paquete SAS (DAC-EASY) y otras tantas que utilizan con éxito del REAL WORLD comprueban que esta opinión es errónea.
En realidad, los SAS no son rígidos, sino más bien flexibles y ofrecen una gran variedad de opciones entre las cuales el usuario escoge la más adecuada en su caso. Un ejemplo, el REAL WORLD da la opción de valorizar los inventarios por cuatro métodos que son LIFO, FIFO, promedio y “estándar” (costos planificados), ¿qué más quiere?
Además, existe siempre la opción de llevar ciertos datos a una hoja electrónica (Lotus, Excel, Quattro) o una base de datos (dBase IV) para su procesamiento según necesidades específicas. (Tal vez el nombre “software de aplicación estándar”, que se utiliza mucho, no es el más indicado, pues sugiere una rigidez de la estandarización que en realidad no existe.)
Es más: existen versiones de SAS que han sido adaptadas para ciertos rubros de industrias, convirtiéndose así en “SAS para maderas” o “SAS para empresas de servicios”, etc.
Sería muy favorable para el país y sus empresas, investigar que oferta de SAS existe en los países de habla española (España, Chile, México, Argentina, Venezuela y otros) para , tal vez, “importar” este software.
En resumen: no es correcto pensar que un SAS es rígido, sino todo lo contrario, ofrece muchas opciones flexibles, pero una ventaja sobre todo lo destaca: su enfoque integral del modern management y su altísima profesionalidad programadora.
Si usted, señor lector, tiene duda en el equilibrio de nuestra evaluación, pensando que estamos siendo demasiado eufóricos a favor del SAS, tal vez le va a convencer que existen casi 7.000 (siete mil) diferentes softwares de aplicación estándar, solamente en alemán. ¿Cuántas habrán en inglés? ¿Cuántas existirán en español?
5. Método de evaluación de un software de aplicación
Recomendamos utilizar un catálogo de criterios que abarcan los parámetros que definen el valor útil de un software, siempre dando mediante una ponderación a ciertos criterios el valor útil que corresponde al caso concreto. Un ejemplo: una empresa con un alto porcentaje de ventas a crédito, necesita un poderoso módulo de “cuentas por cobrar”, mientras que otra empresa que vende casi todo al contado, puede precisar un control de compras y cuentas por pagar. El mismo SAS satisface ambas necesidades.
Catálogo de criterios para evaluar un software de aplicación
Hay que ponderar según importancia en el caso a concretar y asignar notas de calificación para las alternativas del software.
1. Funcionalidad en resolver las tares gerenciales, que son:
- Control de inventarios.
- CxC
- CxP
- Libro mayor (balance, estado de resultados); estos requerimientos muy desglosados.
- Otros.
- Informes, análisis, datos históricos, pronósticos, gráficos.
Todas estas tareas con sus respectivos requerimientos deben estar muy bien desglosadas.
2. Amigabilidad del software
a. Calidad para guiar al usuario
- – diálogo
- – ayuda (help-teclados)
b. Estructura de la pantalla
- formato y agrupación de información (cantidad adecuada para captar, secuencia)
- nomenclatura e idioma (sencilla, evitando palabras exóticas, español)
- símbolos instructivos (pictogramas)
c. Exigibilidad intelectual y psíquica al usuario
- grado de dificultad en el aprendizaje (fácil, en pasos)
- comportamiento y tiempo para dar respuestas (el usuario determina la velocidad de avance)
- calidad de “error message”.
3. Criterio de la programación
- Arquitectura del programa (en módulos)
- Mantenimiento y flexibilidad (adaptaciones, ampliaciones a los cambios de la empresa)
- Portabilidad (utilizar el software con otra configuración)
- Eficiencia (cantidad de procesos/tiempo, requerimiento RAM)
- Protección, seguridad (password, barras)
4. Requerimiento hardware
- Configuración imprescindible (muy importante si ya existe hardware)
- Compatibilidad
5. Evaluación del proveedor del software
- Solvencia
- Cumplimiento
- Referencias (demostración)
- Experiencias (cantidad de aplicaciones)
- Organización del servicio post-venta
6. Términos del contrato de adquisición del software
- Fecha de disponibilidad del software
- Servicios ofrecido
- Condiciones de entrega y condiciones de aprobación por parte del usuario
- Garantías para el éxito y el cumplimiento.
7. Costo
6. Análisis costo / beneficio del software / sistema de información computarizado
Una decisión económicamente razonable exige una buena relación entre costos y beneficios. En el caso de evaluar un sistema de información, tropezamos con tantas dificultades que se puede considerar esta evaluación tal vez como una de las tareas más difíciles, pero por la gran importancia del asunto, es imprescindible.
¿Por qué es tan difícil?
¿Qué remedios (pautas) hay para resolver el problema?
- Costos / gastos de un sistema computarizado
La implementación de un adecuado sistema de información computarizado ocasiona costos, en parte bien definidos, en parte no pronosticables, en algunos se incurre una sola vez, otras como costos operativos.
- Compra de hardware, etc.
o Computadora(s)
o Impresora(s)
o Mesas, escritorios, armarios
o Aire acondicionado
o Estabilizador de voltaje (UPS)
- Compra de software de aplicación estándar o a medida
- Instalación
- Honorarios de consultoría
- Honorarios de capacitación-entrenamiento en el uso del sistema, pero sobre todo en el provecho de las informaciones obtenidas.
- Costos de puesta en marcha
- Costos de cambios, por ej. imprimir nueva papelería
- Mantenimiento y reparaciones, seguros
- Costo personal
- Materiales (cintas, papeles, disquetes)
- Energía eléctrica
- Otros.
En la determinación de costos, los diferentes honorarios son variables, pues no se sabe de antemano cuánto tiempo se gastará hasta que las personas estén en condiciones de manejar el sistema e interpretar los resultados para poder aprovechar de los mismos.
Es muy común que se subestimen estos gastos en honorarios para consultoría y capacitación, pero son gastos que no pueden ser ahorrados, si el sistema debe cumplir su función.
Si se ha dado preferencia para un software de aplicación “a medida”, los riesgos presupuestarios son más grandes aún.
Otro factor de incertidumbre es la vida útil del sistema, normalmente se asume que tiene 4 a 5 años hasta que se convierte en obsoleto o desgastado.
El usuario necesita un presupuesto fijo que abarca todos los costos/gastos, pero los “vendedores” de servicios (programadores, consultores, analistas) en general no pueden (¿no quieren?) asumir el riesgo de garantizar un éxito de su trabajo a precio fijo, desconociendo la magnitud del trabajo, las dificultades inesperadas, el grado de apoyo que ellos reciben por la Alta Gerencia y las personas e entrenar y capacitar, por lo tanto prefieren trabajar con jornales.
Queda muy claro que todos los costos, el que está bien definido para y es la adquisición del hardware no es el mayor costo, más bien es un costo secundario para el éxito de la implementación de un sistema computarizado.
Es recomendable presupuestar con honestidad realmente todos los costos/gastos, no olvidándose de algunos indirectos que son consecuencia de los cambios organizacionales a los cuales lleva forzosamente el nuevo sistema, antes de hacerse ilusiones sobre el volumen total de la inversión que producen frustración y rechazo, cuando se detecta la verdad.
- Beneficios de un sistema de información computarizado
Para decirlo sin dar vueltas: No es factible cuantificar en dinero el beneficio.
No es exagerado hablar de un dilema: ¿Cómo se puede justificar una inversión cuyos costos/gastos tienen en gran medida características que inhiben una clara determinación, pero cuyo beneficio, peor todavía, no se puede expresar en cantidades monetarias? ¿Acaso eso no está en contra de la lógica económica de invertir, sin saber si la inversión rinde, si tiene un retorno (ROI)?
A continuación queremos proporcionar pautas para estimar los beneficios.
La justificación única de un sistema de información depende del uso que se sepa dar a la información que ofrece el sistema para mejorar la marcha de la empresa, para aumentar las ganancias, para mejorar la rentabilidad y para asegurar la sobrevivencia de ella en tiempos de crisis.
Un buen sistema de información provee:
- Información de calidad y buena presentación (gráficos) para tomar decisiones e iniciar actividades.
- Información imprescindible en el momento oportuno.
Utilizando adecuadamente una información que tengo en el momento oportuno, con características de alta veracidad, coherencia, permite tomar decisiones que sirven para evitar grandes pérdidas, ahorrar importantes costos/gastos o incrementar negocios altamente lucrativos.
¡Pero, no es automáticamente así!, pues si la información existente no está interpretada hábilmente para llegar a conclusiones en base a la interpretación y si no se toman acciones correspondientes, es como si no existiera la información, pero aún, hubiera sido más económico no producir con costos tan altos esta información que no ha sido utilizado.
Por tanto, la justificación de un sistema de información computarizado depende de los tomadores de decisión, es decir, so ellos saben utilizarlo para tener ventajas comparativas sobre competidores menos informados, el sistema de información computarizada deja un beneficio muy decisivo.
Se ha dicho que la brecha entre países no se abrirá por el hecho de tener o no recursos naturales, sino por disponer o no disponer de información.
La información de la derrota de Napoleón en la batalla de Waterloo llegó a los Rothschilds unas horas antes que a los demás hombres de negocio, tiempo suficiente para tomar decisiones adecuadas que les hizo ricos a los Rothschild.
En la era de la computación y los medios de comunicación (satélites) que unen los países del globo, es cuestión de fracción de horas para reaccionar a cambios del entorno con suma agilidad.
Guardando la distancia, podemos decir sin exageración:
El que conoce su quehacer empresarial en forma coherente y dispone de toda clase de información necesaria, tiene muy grandes ventajas sobre su competencia.
7. Resumiendo
Finalmente, hay que hablar de un gran desafío (o problema, lo que depende del enfoque): el SAS como casi omnipotente sistema de información gerencial, exige muchos conocimientos de sus usuarios y de los tomadores de decisión, en cuanto a la interpretación de datos para llegar a conclusiones, las cuales, complementadas por experiencia propia, conducen a medidas concretas, a la acción gerencial.
El valor de una información depende del aprovechamiento que un gerente sabe hacer de ella, así él se convierte en un factor limitante en el análisis del costo/beneficio.
Muchos gerentes son empíricos o ajenos a la ciencia administrativa, una particularidad nuestra que no existe a tal extremo en países industrializados. Por lo tanto, los consultores, analistas de sistemas, expertos en el manejo de SAS, tienen una amplia tarea en concientizar a los empresarios del valor de la información, capacitar en el manejo en base a información, entrenar a los usuarios en el manejo de paquetes y, sobre todo, proporcionar conocimientos sobre administración moderna.
El objetivo del asesoramiento de consultores en nuestro medio no es solamente resolver un problema concreto, sino explicar cuáles son los orígenes del problema, ayuda a detectar las causas para luchar contra ellas, pues no sirve dar una solución como parche a un problema sin erradicar el mal. En otros países, donde existe una base sólida en materia de administración, el consultor ayuda como especialista con un instrumento, en nuestro medio su tarea es más amplia.
fecha: 2001-07-28 23:42:23
autor: Willi Noack
